Proje Asistanı
Nefes Kültür ve Sanat Derneği, aşağıdaki detaylar doğrultusunda ekibini yetenekli bir bireyle genişletmeyi hedeflemektedir:
Pozisyon: Proje Asistanı
İş Yeri: Gaziantep
Ana İlişkiler:
• Proje koordinatörü
• Sanatçılar, yararlanıcılar, ortaklar
• Lojistik ekip, mekan çalışanları
İş Gereksinimleri:
• Eğitim: Proje Yönetimi, Sanat veya ilgili alanlarda lisans derecesi.
• Deneyim: Proje asistanlığı veya koordinasyon rollerinde en az 1 yıl deneyim tercih edilir. Yeni mezunlar başvurmaya teşvik edilmektedir.
• Temel Yetkinlik: Güçlü organizasyon, iletişim ve çoklu görev yetenekleri.
• Teknik Yetkinlik: Ofis ve proje yönetim araçlarına hakimiyet (MS Office, Excel).
İş Özeti: Proje koordinatörüne, faaliyetlerin organize edilmesi, ilerlemenin izlenmesi ve kaynakların yönetilmesinde destek sağlar, proje faaliyetlerinin zamanında ve verimli bir şekilde yürütülmesini temin eder.
Görevler ve Sorumluluklar:
• Faaliyet Takibi ve Destek:
o Proje faaliyetlerinin ilerlemesini izleyip destek sağlar, görevlerin zamanında ve iş planına uygun olarak tamamlandığından emin olur.
o Proje kilometre taşları, anahtar faaliyetler ve son teslim tarihlerini izlemek için doğru kayıtlar tutarak etkili izleme ve raporlama sağlar.
o Tüm faaliyetlerin proje hedeflerine ve zaman çizelgelerine uygun ilerlediğinden emin olmak için proje koordinatörü ile işbirliği yapar.
• Paydaş İletişimi ve Koordinasyonu:
o Proje paydaşları (sanatçılar, yararlanıcılar ve ortaklar) ile iletişim noktası olarak görev yapar.
o Faaliyetlerin ilerleyişi ve yaklaşan etkinlikler hakkında düzenli ve şeffaf iletişim sağlayarak kilit paydaşlarla güçlü ilişkiler kurar ve sürdürür.
o Ortaklarla ve paydaşlarla toplantılar, atölye çalışmaları ve tartışmalar organize edip kolaylaştırmaya yardımcı olur.
• Etkinlik Organizasyonu ve Yönetimi:
o Proje kapsamındaki ana etkinliklerin (konserler, atölye çalışmaları, sergiler ve diğer kültürel faaliyetler) planlanması ve koordinasyonunda destek sağlar.
o Etkinliklerin lojistik yönlerini yönetir, mekan rezervasyonları, sanatçılarla koordinasyon ve gerekli malzemelerin ve ekipmanların sağlanması gibi.
o Atölye çalışmaları ve diğer faaliyetlerin zaman çizelgesine uygun olarak uygulanmasını sağlar ve süreci destekler.
o Katılımcı kayıtlarını yönetir, davetiyeler gönderir ve dış konuşmacılar, sanatçılar veya eğitmenler için seyahat düzenlemeleri koordine eder.
• Kaynak Yönetimi:
o Proje faaliyetleri için gerekli kaynakların (malzemeler, mekanlar, ekipmanlar) tedarik edilmesini ve zamanında hazır olmasını sağlamak için proje koordinatörü ile işbirliği yapar.
o Kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak ve israfı önlemek için kaynak yönetimi yapar.
o Etkinlikler ve faaliyetler için gerekli malzemelerin ve hizmetlerin zamanında teslim edilmesi için tedarikçiler ve satıcılarla koordinasyon sağlar.
• Raporlama ve Dokümantasyon:
o Proje ilerlemesi, başarılar, zorluklar ve mali harcamalar hakkında düzenli raporlar hazırlayıp proje koordinatörünün incelemesine sunar.
o Proje faaliyetlerini ve sonuçlarını sistematik bir şekilde belgeleyerek gelecekteki referanslar için doğru ve güncel bilgilerin mevcut olmasını sağlar.
o İzleme ve değerlendirme amacıyla proje faaliyetlerinden elde edilen verileri derler, ekibin etkiyi ve etkinliği ölçmesine yardımcı olur.
o Donör raporları ve iç raporların hazırlanmasında, faaliyetler, harcamalar ve sonuçlar hakkında gerekli bilgi ve belgeleri sağlayarak destek olur.
• Bütçeleme ve Mali Destek:
o Proje finansmanını izlemek, harcamaları takip etmek ve bütçe tahsisatlarının kaydını tutmak için idari ve finans ekibiyle işbirliği yapar.
o Mali raporların hazırlanmasında proje koordinatörüne yardımcı olur ve tüm harcamaların projenin mali prosedürlerine uygun olarak belgelenmesini sağlar.
o Faaliyetlerin belirlenen bütçe içinde kalmasını sağlar ve herhangi bir mali uyumsuzluğu proje koordinatörüne bildirir.
• İdari Destek:
o Proje ekibine günlük idari destek sağlar; toplantı düzenlemeleri, ekip iletişimlerinin koordine edilmesi ve takvim yönetimi gibi görevleri yerine getirir.
o Sözleşmeler, anlaşmalar ve yazışmalar dahil proje dokümantasyonunu düzenler ve kolayca erişilebilir bir şekilde saklar.
o Sunum materyalleri, gündemler ve toplantı notlarının hazırlanmasına yardımcı olur.
• Halkla İlişkiler ve İletişim:
o İletişim faaliyetlerine yardımcı olur, proje etkinliklerinin ve faaliyetlerinin sosyal medya, bültenler ve diğer kanallar aracılığıyla tanıtımını sağlar.
o Broşürler, afişler ve çevrimiçi içerik gibi tanıtım materyallerinin hazırlanmasını koordine ederek maksimum katılım ve farkındalık sağlar.
o Projenin halkla ilişkilerinin yönetilmesinde ekibe destek sağlar, iletişimlerin projenin hedefleri ve mesajları ile uyumlu olmasını sağlar.
Nasıl Başvurulur:
İlgilenen adaylar, aşağıdaki link üzerinden Google Formu doldurarak başvurabilirler:
https://forms.gle/K2yuNQwhV3KHUiZg7
Lütfen CV’nizi yüklediğinizden ve iş tanımlarında belirtilen gerekli bilgileri sağladığınızdan emin olun.
Son Başvuru Tarihi: 19 Ekim 2024