Project Assistant
Nefes Foundation for Arts and Culture is looking to expand its team with a talented individual based on the following details:
Position: Project Assistant
Location: Gaziantep
Key Relations:
• Project coordinator
• Artists, beneficiaries, partners
• Logistics team, venue staff
Job Requirements:
• Education: Bachelor’s degree or higher in Project Management, Arts, or related fields.
• Experience: Minimum 1 year in project assistance or coordination roles is desired. Fresh graduates are encouraged to apply.
• Core Competency: Strong organizational, communication, and multitasking skills.
• Technical Competency: Familiarity with office and project management tools (MS Office, Excel).
Job Summary: Supports the project coordinator in organizing activities, tracking progress, and managing resources to ensure timely and efficient implementation.
Roles and Responsibilities:
• Activity Tracking and Support:
o Assist in monitoring the progress of project activities, ensuring that tasks are completed on time and in accordance with the work plan.
o Maintain accurate records of project milestones, key activities, and deadlines to ensure effective tracking and reporting.
o Coordinate with the project coordinator to make sure all activities align with the project objectives and timelines.
• Stakeholder Communication and Coordination:
o Serve as the point of contact for communication with project stakeholders, including artists, beneficiaries, and partners.
o Build and maintain strong relationships with key stakeholders by ensuring regular and transparent communication about the progress of activities and upcoming events.
o Assist in organizing and facilitating meetings, workshops, and discussions with partners and stakeholders to ensure everyone remains aligned with the project’s goals.
• Event Organization and Management:
o Support the planning and coordination of major project events, such as concerts, workshops, exhibitions, and other cultural activities.
o Manage logistical aspects of events, including booking venues, coordinating with artists, and ensuring that necessary materials and equipment are available.
o Help in the scheduling and organizing of workshops and other activities, ensuring smooth implementation and adherence to project timelines.
o Assist in managing participant registration, sending invitations, and coordinating travel arrangements for external speakers, artists, or trainers.
• Resource Management:
o Work closely with the project coordinator to ensure that necessary resources, such as materials, venues, and equipment, are procured and available for project activities.
o Monitor and manage the use of resources to avoid wastage and ensure that all assets are used efficiently to meet project objectives.
o Coordinate with suppliers and vendors to ensure timely delivery of materials and services required for events and activities.
• Reporting and Documentation:
o Assist in the preparation of regular progress reports, tracking achievements, challenges, and financial expenditure for review by the project coordinator.
o Document all project activities and outcomes in a systematic way, ensuring that accurate and up-to-date information is available for future reference.
o Compile data from project activities for monitoring and evaluation purposes, assisting the team in measuring impact and effectiveness.
o Support the preparation of donor reports and internal reports by providing necessary information and documentation on activities, expenses, and outcomes.
• Budgeting and Financial Support:
o Work with the administrative and finance team to assist in managing project finances, including monitoring expenditures and keeping track of budget allocations.
o Assist the project coordinator in preparing financial reports and ensuring that all expenses are documented in accordance with the project’s financial procedures.
o Ensure that activities stay within the allocated budget and report any financial discrepancies to the project coordinator.
• Administrative Support:
o Provide day-to-day administrative support to the project team, including scheduling meetings, managing calendars, and coordinating team communications.
o Maintain project documentation, including contracts, agreements, and communications, ensuring everything is organized and easily accessible.
o Help in the preparation of presentation materials, agendas, and notes for meetings and workshops.
• Public Relations and Communication:
o Assist with communication activities, including the promotion of project events and activities through social media, newsletters, and other channels.
o Help coordinate the creation of promotional materials such as posters, brochures, and online content to ensure maximum outreach and participation.
o Support the project team in managing the project’s public relations by ensuring that communications are consistent with the project’s goals and messaging.
How to Apply:
Interested candidates are invited to apply by filling out the Google Form via the following link:
https://forms.gle/K2yuNQwhV3KHUiZg7
Please ensure that you submit your CV and provide all required information as outlined in the job descriptions.
Application Deadline: 19 October 2024
Proje Asistanı
Nefes Kültür ve Sanat Derneği, aşağıdaki detaylar doğrultusunda ekibini yetenekli bir bireyle genişletmeyi hedeflemektedir:
Pozisyon: Proje Asistanı
İş Yeri: Gaziantep
Ana İlişkiler:
• Proje koordinatörü
• Sanatçılar, yararlanıcılar, ortaklar
• Lojistik ekip, mekan çalışanları
İş Gereksinimleri:
• Eğitim: Proje Yönetimi, Sanat veya ilgili alanlarda lisans derecesi.
• Deneyim: Proje asistanlığı veya koordinasyon rollerinde en az 1 yıl deneyim tercih edilir. Yeni mezunlar başvurmaya teşvik edilmektedir.
• Temel Yetkinlik: Güçlü organizasyon, iletişim ve çoklu görev yetenekleri.
• Teknik Yetkinlik: Ofis ve proje yönetim araçlarına hakimiyet (MS Office, Excel).
İş Özeti: Proje koordinatörüne, faaliyetlerin organize edilmesi, ilerlemenin izlenmesi ve kaynakların yönetilmesinde destek sağlar, proje faaliyetlerinin zamanında ve verimli bir şekilde yürütülmesini temin eder.
Görevler ve Sorumluluklar:
• Faaliyet Takibi ve Destek:
o Proje faaliyetlerinin ilerlemesini izleyip destek sağlar, görevlerin zamanında ve iş planına uygun olarak tamamlandığından emin olur.
o Proje kilometre taşları, anahtar faaliyetler ve son teslim tarihlerini izlemek için doğru kayıtlar tutarak etkili izleme ve raporlama sağlar.
o Tüm faaliyetlerin proje hedeflerine ve zaman çizelgelerine uygun ilerlediğinden emin olmak için proje koordinatörü ile işbirliği yapar.
• Paydaş İletişimi ve Koordinasyonu:
o Proje paydaşları (sanatçılar, yararlanıcılar ve ortaklar) ile iletişim noktası olarak görev yapar.
o Faaliyetlerin ilerleyişi ve yaklaşan etkinlikler hakkında düzenli ve şeffaf iletişim sağlayarak kilit paydaşlarla güçlü ilişkiler kurar ve sürdürür.
o Ortaklarla ve paydaşlarla toplantılar, atölye çalışmaları ve tartışmalar organize edip kolaylaştırmaya yardımcı olur.
• Etkinlik Organizasyonu ve Yönetimi:
o Proje kapsamındaki ana etkinliklerin (konserler, atölye çalışmaları, sergiler ve diğer kültürel faaliyetler) planlanması ve koordinasyonunda destek sağlar.
o Etkinliklerin lojistik yönlerini yönetir, mekan rezervasyonları, sanatçılarla koordinasyon ve gerekli malzemelerin ve ekipmanların sağlanması gibi.
o Atölye çalışmaları ve diğer faaliyetlerin zaman çizelgesine uygun olarak uygulanmasını sağlar ve süreci destekler.
o Katılımcı kayıtlarını yönetir, davetiyeler gönderir ve dış konuşmacılar, sanatçılar veya eğitmenler için seyahat düzenlemeleri koordine eder.
• Kaynak Yönetimi:
o Proje faaliyetleri için gerekli kaynakların (malzemeler, mekanlar, ekipmanlar) tedarik edilmesini ve zamanında hazır olmasını sağlamak için proje koordinatörü ile işbirliği yapar.
o Kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak ve israfı önlemek için kaynak yönetimi yapar.
o Etkinlikler ve faaliyetler için gerekli malzemelerin ve hizmetlerin zamanında teslim edilmesi için tedarikçiler ve satıcılarla koordinasyon sağlar.
• Raporlama ve Dokümantasyon:
o Proje ilerlemesi, başarılar, zorluklar ve mali harcamalar hakkında düzenli raporlar hazırlayıp proje koordinatörünün incelemesine sunar.
o Proje faaliyetlerini ve sonuçlarını sistematik bir şekilde belgeleyerek gelecekteki referanslar için doğru ve güncel bilgilerin mevcut olmasını sağlar.
o İzleme ve değerlendirme amacıyla proje faaliyetlerinden elde edilen verileri derler, ekibin etkiyi ve etkinliği ölçmesine yardımcı olur.
o Donör raporları ve iç raporların hazırlanmasında, faaliyetler, harcamalar ve sonuçlar hakkında gerekli bilgi ve belgeleri sağlayarak destek olur.
• Bütçeleme ve Mali Destek:
o Proje finansmanını izlemek, harcamaları takip etmek ve bütçe tahsisatlarının kaydını tutmak için idari ve finans ekibiyle işbirliği yapar.
o Mali raporların hazırlanmasında proje koordinatörüne yardımcı olur ve tüm harcamaların projenin mali prosedürlerine uygun olarak belgelenmesini sağlar.
o Faaliyetlerin belirlenen bütçe içinde kalmasını sağlar ve herhangi bir mali uyumsuzluğu proje koordinatörüne bildirir.
• İdari Destek:
o Proje ekibine günlük idari destek sağlar; toplantı düzenlemeleri, ekip iletişimlerinin koordine edilmesi ve takvim yönetimi gibi görevleri yerine getirir.
o Sözleşmeler, anlaşmalar ve yazışmalar dahil proje dokümantasyonunu düzenler ve kolayca erişilebilir bir şekilde saklar.
o Sunum materyalleri, gündemler ve toplantı notlarının hazırlanmasına yardımcı olur.
• Halkla İlişkiler ve İletişim:
o İletişim faaliyetlerine yardımcı olur, proje etkinliklerinin ve faaliyetlerinin sosyal medya, bültenler ve diğer kanallar aracılığıyla tanıtımını sağlar.
o Broşürler, afişler ve çevrimiçi içerik gibi tanıtım materyallerinin hazırlanmasını koordine ederek maksimum katılım ve farkındalık sağlar.
o Projenin halkla ilişkilerinin yönetilmesinde ekibe destek sağlar, iletişimlerin projenin hedefleri ve mesajları ile uyumlu olmasını sağlar.
Nasıl Başvurulur:
İlgilenen adaylar, aşağıdaki link üzerinden Google Formu doldurarak başvurabilirler:
https://forms.gle/K2yuNQwhV3KHUiZg7
Lütfen CV’nizi yüklediğinizden ve iş tanımlarında belirtilen gerekli bilgileri sağladığınızdan emin olun.
Son Başvuru Tarihi: 19 Ekim 2024
